整理しておきたいオフィス移転のあれこれ

オフィスの移転は個人の引っ越しとは違い、様々なことに注意して行う必要があります。ただ、ものを移動させるというものではなく、業務遂行能力、インターネット環境、最適なレイアウトなど、色々な機能を保持、または向上させなければなりません。社内の人員だけで引っ越しを行うと、備品の損失や、移動先でのオンライン接続の不都合など、業務の混乱につながってしまう可能性があります。専門の業者も数多く存在し、ホームページなどで見積もりの依頼は容易にでき、業者に丸投げしてしまう事もできます。しかし、荷造りや旧オフィスの掃除など、自社内の人員でできることも、数多くありますので、専門家に任せるところ、社内で行うところを分けると、効率的に移転をしながら、予算を抑えることができます。

複雑なところは専門業者に任せましょう

オフィス移転には、複雑な作業が数多くついて回ります。業務遂行に支障が出るようではいけませんので、精密機械の持ち運び、引っ越し先での最適なオンライン環境作り、機械やデスクの効率的なレイアウトでの配置など、専門的なものは業者に依頼した方が効率的です。配置を間違えてしまうと、最悪のケースとして、会社業務に必要なものが入りきらない、ということが起こりえますし、オンラインに接続できないような事が発生すると、取引先やお客さんとの連絡が途絶えてしまい、企業の評判にも大きく関わります。壊れやすい機械の輸送なども、専門の移動用車両が必要になることがありますし、専門業者に依頼しておけば、仮に壊れてしまうようなことがあっても、保険による保証がついているので、安心です。専門的な複雑な作業は、専門業者に依頼しましょう。

できる範囲内は自社でやり経費削減

専門業者に全てを依頼しなくても、自社内の人員で賄えることはあります。移転する際の、備品の荷造りや、旧オフィスの原状回復などは、社内の人材だけでも行うことができます。損傷の心配がない、コピー用紙、文房具、紙媒体の資料などは普通車で運んでも問題ありませんし、社内でトラックなどを使用できる場合は、椅子やデスク、その他損傷の危険性が少ない機械類なども運べます。また、引っ越し元の原状回復なども、複雑な作業が必要にならない、規模が小さな部屋の場合のみなら、社内の人員だけで行うことが可能です。どの程度、自社内の社員だけで行うことができるのか、専門業者は詳しいですので、見積もりと同時に相談してみることも、金銭的負担を抑え、余分な経費を削減するためには有効な手段です。